湖南事業(yè)單位文秘專業(yè)知識-秘書工作的性質和職能
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一、秘書工作的性質
秘書工作是因領導工作的需要而存在的,屬于機關工作的一部分。要想準確理解秘書工作的性質,需要將其放在領導工作和機關工作的領域來觀察和認識。
(一)秘書工作的輔助性
秘書工作的輔助性是指秘書工作在領導工作中所具有的輔助性。秘書工作的產生具有必然性,它是由于統(tǒng)治階級和領導群體為了滿足其自身工作運轉需求而產生的。這就決定了秘書人員在處理解決任何問題的時候,都需要根據領導者的意圖和需求來做,而不是代替領導者作出決定。即使秘書人員對某些問題提出了解決方案,這些方案也需要經過領導機關權衡確定后才能執(zhí)行。秘書工作機構或秘書人員只能站在輔助的位置上行使職能,既不能缺位,也不能錯位,更不能越位。秘書工作人員需要對自身進行準確定位,努力發(fā)揮好秘書工作在領導工作中的參謀輔助作用。
(二)秘書工作的樞紐性
秘書工作的樞紐性是指秘書工作在機關工作中具有樞紐性作用。由于秘書工作部門是整個機關工作正常運轉的必要條件和組織,因此只有秘書工作井然有序,高質量、高效率地運轉,才能夠實現(xiàn)整個機關工作的各項職能,做到上情下達、下情上達、左右協(xié)調、步調統(tǒng)一,并帶動職能部門同步運轉。這種樞紐與核心地位決定了秘書工作的重要性。
(三)秘書工作的機要性
秘書工作是一項機要性很強的工作,這點主要是針對秘書工作的具體內容而言的。漢語中“秘書”一詞,包含有“秘密”的意思,而英語中的 “secretary”(秘書)一詞中的詞干“secret”,意思也是“秘密”。因此,單從“秘書”一詞的字面意思就可以反映出秘書工作的機要性。由于秘書工作是輔助領導工作的,而各級領導中樞都是機密核心。秘書部門是各級領導中樞的綜合辦事機關,秘書人員在領導身邊工作,必然要接觸到各種機密。特別是重要部門領導人的秘書,由于掌握更多的重要情況,其機要性更強。
(四)秘書工作的政治性
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秘書工作的政治性是針對秘書工作人員本身而格外強調的。這是因為秘書部門處于核心要害部門,秘書人員在領導身邊工作,接觸到工作中的機密核心文件也會很多。這就需要在對秘書工作人員的選拔和任用上要格外慎重,要求其能夠做到政治上忠實可靠,有高度的觀念,嚴格遵守紀律,嚴守各種機密。此外,我們黨和國家對秘書人員的選用條件還專門制定頒發(fā)了機要秘書工作的規(guī)定,其中,任用前要進行政治審查,任用后要經常進行教育,都是出于秘書工作的客觀現(xiàn)實需要。
二、秘書工作的職能
(一)事務性助手職能——協(xié)助領導處理各種事務
秘書部門的一個重要職責就是協(xié)助領導處理各種日常事務,領導機關與領導活動能夠高效運轉。事務性工作是任何機關都無法回避的。比如公務往來或會議上使用的大量文稿需要有人撰寫和處理;工作中的許多問題需要通過采集信息和調查研究才能解決;推進工作的過程中有許多環(huán)節(jié)出現(xiàn)矛盾,需要有人進行協(xié)調處理;還有接待信訪、機要、交通、接聽電話、值班等工作,這些工作均需要耗用大量的時間和精力,但是這又屬于秘書部門的基礎性工作,也是秘書部門最頻繁的工作內容,因此,秘書部門要為領導辦好這些工作,使其可以從瑣碎的日常辦公事務中脫身,集中更多的時間和精力處理全局工作或者研究解決重大政策性問題。
(二)智能性參謀職能——幫助領導制定正確決策
在新時期下,秘書工作除了要做好日常各項事務性工作外,更要大力加強和發(fā)揮好參謀作用,加強信息調研和監(jiān)督檢查工作的力度,為領導決策的科學化提供有效的服務。秘書工作的參謀職能是在辦理包括各類事務性工作的過程中體現(xiàn)出來的,尤其是在調查研究、信息處理、公務督查、綜合協(xié)調等工作過程中,秘書人員需要根據了解和掌握的有關情況,及時向領導提出工作建議,提供決策的參考信息和依據,或者回答領導提出的相關問題,為領導機關的決策活動提供信息服務。
秘書工作的參謀和助手職能是從秘書工作的整體性而言的,滲透并體現(xiàn)在秘書人員為領導辦文、辦會、辦事這“三辦”的大量具體事務性的工作過程中。脫離具體的工作,秘書工作的參謀和助手職能也就成為“空中樓閣”。因此,秘書工作需要切實當好領導的參謀助手,腳踏實地地做好為領導服務的工作。
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(責任編輯:李明)
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