湖南事業(yè)單位文秘專業(yè)知識-秘書工作的性質(zhì)和職能
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一、秘書工作的性質(zhì)
秘書工作是因領(lǐng)導(dǎo)工作的需要而存在的,屬于機關(guān)工作的一部分。要想準(zhǔn)確理解秘書工作的性質(zhì),需要將其放在領(lǐng)導(dǎo)工作和機關(guān)工作的領(lǐng)域來觀察和認(rèn)識。
(一)秘書工作的輔助性
秘書工作的輔助性是指秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)工作中所具有的輔助性。秘書工作的產(chǎn)生具有必然性,它是由于統(tǒng)治階級和領(lǐng)導(dǎo)群體為了滿足其自身工作運轉(zhuǎn)需求而產(chǎn)生的。這就決定了秘書人員在處理解決任何問題的時候,都需要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的意圖和需求來做,而不是代替領(lǐng)導(dǎo)者作出決定。即使秘書人員對某些問題提出了解決方案,這些方案也需要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)權(quán)衡確定后才能執(zhí)行。秘書工作機構(gòu)或秘書人員只能站在輔助的位置上行使職能,既不能缺位,也不能錯位,更不能越位。秘書工作人員需要對自身進行準(zhǔn)確定位,努力發(fā)揮好秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)工作中的參謀輔助作用。
(二)秘書工作的樞紐性
秘書工作的樞紐性是指秘書工作在機關(guān)工作中具有樞紐性作用。由于秘書工作部門是整個機關(guān)工作正常運轉(zhuǎn)的必要條件和組織,因此只有秘書工作井然有序,高質(zhì)量、高效率地運轉(zhuǎn),才能夠?qū)崿F(xiàn)整個機關(guān)工作的各項職能,做到上情下達、下情上達、左右協(xié)調(diào)、步調(diào)統(tǒng)一,并帶動職能部門同步運轉(zhuǎn)。這種樞紐與核心地位決定了秘書工作的重要性。
(三)秘書工作的機要性
秘書工作是一項機要性很強的工作,這點主要是針對秘書工作的具體內(nèi)容而言的。漢語中“秘書”一詞,包含有“秘密”的意思,而英語中的 “secretary”(秘書)一詞中的詞干“secret”,意思也是“秘密”。因此,單從“秘書”一詞的字面意思就可以反映出秘書工作的機要性。由于秘書工作是輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的,而各級領(lǐng)導(dǎo)中樞都是機密核心。秘書部門是各級領(lǐng)導(dǎo)中樞的綜合辦事機關(guān),秘書人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作,必然要接觸到各種機密。特別是重要部門領(lǐng)導(dǎo)人的秘書,由于掌握更多的重要情況,其機要性更強。
(四)秘書工作的政治性
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秘書工作的政治性是針對秘書工作人員本身而格外強調(diào)的。這是因為秘書部門處于核心要害部門,秘書人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作,接觸到工作中的機密核心文件也會很多。這就需要在對秘書工作人員的選拔和任用上要格外慎重,要求其能夠做到政治上忠實可靠,有高度的觀念,嚴(yán)格遵守紀(jì)律,嚴(yán)守各種機密。此外,我們黨和國家對秘書人員的選用條件還專門制定頒發(fā)了機要秘書工作的規(guī)定,其中,任用前要進行政治審查,任用后要經(jīng)常進行教育,都是出于秘書工作的客觀現(xiàn)實需要。
二、秘書工作的職能
(一)事務(wù)性助手職能——協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各種事務(wù)
秘書部門的一個重要職責(zé)就是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各種日常事務(wù),領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)與領(lǐng)導(dǎo)活動能夠高效運轉(zhuǎn)。事務(wù)性工作是任何機關(guān)都無法回避的。比如公務(wù)往來或會議上使用的大量文稿需要有人撰寫和處理;工作中的許多問題需要通過采集信息和調(diào)查研究才能解決;推進工作的過程中有許多環(huán)節(jié)出現(xiàn)矛盾,需要有人進行協(xié)調(diào)處理;還有接待信訪、機要、交通、接聽電話、值班等工作,這些工作均需要耗用大量的時間和精力,但是這又屬于秘書部門的基礎(chǔ)性工作,也是秘書部門最頻繁的工作內(nèi)容,因此,秘書部門要為領(lǐng)導(dǎo)辦好這些工作,使其可以從瑣碎的日常辦公事務(wù)中脫身,集中更多的時間和精力處理全局工作或者研究解決重大政策性問題。
(二)智能性參謀職能——幫助領(lǐng)導(dǎo)制定正確決策
在新時期下,秘書工作除了要做好日常各項事務(wù)性工作外,更要大力加強和發(fā)揮好參謀作用,加強信息調(diào)研和監(jiān)督檢查工作的力度,為領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)化提供有效的服務(wù)。秘書工作的參謀職能是在辦理包括各類事務(wù)性工作的過程中體現(xiàn)出來的,尤其是在調(diào)查研究、信息處理、公務(wù)督查、綜合協(xié)調(diào)等工作過程中,秘書人員需要根據(jù)了解和掌握的有關(guān)情況,及時向領(lǐng)導(dǎo)提出工作建議,提供決策的參考信息和依據(jù),或者回答領(lǐng)導(dǎo)提出的相關(guān)問題,為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的決策活動提供信息服務(wù)。
秘書工作的參謀和助手職能是從秘書工作的整體性而言的,滲透并體現(xiàn)在秘書人員為領(lǐng)導(dǎo)辦文、辦會、辦事這“三辦”的大量具體事務(wù)性的工作過程中。脫離具體的工作,秘書工作的參謀和助手職能也就成為“空中樓閣”。因此,秘書工作需要切實當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手,腳踏實地地做好為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的工作。
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(責(zé)任編輯:李明)
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